Leitfaden
Ablage von Dokumenten
Anleitung zur Vorbereitung Ihrer Ordnerstruktur für die automatische Synchronisation von Dokumenten in die ImmoApp.
Für wen gilt dieser Leitfaden?
Dieser Leitfaden gilt für die Ablage von Dokumenten auf lokalen Servern, einer Synology NAS sowie Cloud-Speichern wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive.
Für AbaImmo gilt dieser Leitfaden explizit nicht, da die Dokumente dort direkt aus dem ERP-System heraus importiert werden.
Grundprinzip
Die ImmoApp synchronisiert Dokumente automatisch aus Ihrem angebundenen Speicher (z. B. Synology NAS, Dropbox oder Google Drive) und ordnet sie den richtigen Immobilien, Liegenschaften, Objekten und Personen zu.
Die Zuordnung erfolgt ausschliesslich über den Ordnernamen. Jeder relevante Ordner beginnt mit einem festen Kürzel und der passenden ID aus der Admin-Oberfläche. Dahinter kann eine beliebige Bezeichnung folgen, die auch in der ImmoApp erscheint.
Format: IA-<TYP>-<ID> Beliebige Bezeichnung
Beispiel: IA-MANDATE-9999 STEG Muster
Wichtig
Das Kürzel mit der ID muss exakt stimmen, sonst kann das Dokument nicht zugeordnet werden. Bitte verwenden Sie kein #-Zeichen im Ordnernamen. Dies ist insbesondere für die Synology NAS erforderlich, da diese das Zeichen # in Datei- und Ordnernamen nicht zulässt.
Die vier Ordnertypen
| Kürzel | Bedeutung | Wo finde ich die ID? |
|---|---|---|
| IA-MANDATE-<ID> | Immobilie / Mandant | Admin-App → Immobilien → Eintrag der Immobilie → ID |
| IA-PROPERTY-<ID> | Liegenschaft / Gebäude | Admin-App → Immobilien → Immobilie → Liegenschaft → über den Strassennamen hovern → ID |
| IA-OBJECT-<ID> | Objekt / Wohnung | Admin-App → Immobilien → Immobilie → Liegenschaft → Objekt → über den Objektnamen hovern → ID |
| IA-PERSON-<ID> | Person (Mieter / Eigentümer) | Admin-App → Benutzer → Eintrag eines Benutzers mit ERP-Anbindung → ID |
ID bei Liegenschaften und Objekten
Bei Liegenschaften und Objekten wird die ID zusammengesetzt angezeigt – verwenden Sie für den Ordnernamen nur den Teil nach dem letzten Bindestrich:
- Liegenschaft: Wird z. B. die ID 9999-3 angezeigt, lautet der Ordnername IA-PROPERTY-3.
- Objekt: Wird z. B. die ID 9999-3-1 angezeigt, lautet der Ordnername IA-OBJECT-1.
Aufbau der Struktur
Die Immobilien-Struktur wird durch Verschachtelung abgebildet – von grob nach fein:
IA-MANDATE-9999 STEG Muster
├── IA-PROPERTY-3 Musterstrasse 3
│ └── IA-OBJECT-1 4.5 Zi.-WG EG-links
│ └── Grundrissplan.pdf
└── Jahresabschluss 2024.pdf
IA-PERSON-300 Max Mustermann
├── Mietvertrag.pdf
└── Korrespondenz 2024.pdf
Regeln:
- Nicht alle Ebenen sind Pflicht. Wenn Sie nur auf Mandanten-Ebene ablegen möchten, reicht der IA-MANDATE-Ordner. IA-PROPERTY- und IA-OBJECT- sind optional und nur nötig, wenn Sie Dokumente gezielt einzelnen Gebäuden oder Wohnungen zuordnen möchten.
- Personen-Ordner (IA-PERSON-) liegen immer auf oberster Ebene, nicht innerhalb eines Mandanten-Ordners. Dies ist zwingend: Ein Personen-Ordner innerhalb eines Mandanten-Ordners wäre für alle Personen sichtbar, die den übergeordneten Ordner sehen können.
- Freie Unterordner sind jederzeit erlaubt. Innerhalb jedes Ordners können Sie beliebige zusätzliche Unterordner ohne spezielles Format anlegen (z. B. „Verträge", „Korrespondenz"). Diese erben automatisch die Zuordnung und die Zugriffsberechtigungen des übergeordneten Ordners.
Wer sieht welche Dokumente?
Der Ort eines Dokuments in der Struktur bestimmt automatisch den Zugriff. Standardmässig gelten folgende Regeln:
| Ordnerebene | Zugriff (Standard) |
|---|---|
| IA-MANDATE-<ID> | Dokumente direkt in diesem Ordner: alle Personen, die dieser Immobilie zugeordnet sind (Mieter, Eigentümer, Genossenschafter, Hauswart und Verwaltung) |
| Freie Unterordner | Innerhalb der Immobilie (z. B. „Verträge"): Eigentümer und Genossenschafter der Immobilie sowie die Verwaltung – Mieter und Hauswart nur, wenn die Verwaltung den Zugriff freigibt |
| IA-PROPERTY-<ID> | Nur Eigentümer und Genossenschafter dieser Liegenschaft sowie die Verwaltung |
| IA-OBJECT-<ID> | Nur Eigentümer und Genossenschafter dieses Objekts / dieser Wohnung sowie die Verwaltung |
| IA-PERSON-<ID> | Die betreffende Person selbst sowie die Verwaltung |
Wichtige Hinweise:
- Mieter sehen standardmässig nur Dokumente, die direkt im Mandanten-Ordner (IA-MANDATE) liegen, sowie ihren eigenen Personen-Ordner (IA-PERSON). Persönliche Dokumente für Mieter – z. B. der Mietvertrag – gehören deshalb in den jeweiligen IA-PERSON-Ordner, nicht in den Objekt-Ordner.
- Der Hauswart sieht standardmässig ebenfalls nur Dokumente direkt im Mandanten-Ordner der ihm zugeordneten Immobilien. Zugriff auf Unterordner kann die Verwaltung bei Bedarf pro Ordner in der Admin-App freigeben.
- Die Verwaltung kann die Zugriffsgruppe jedes Ordners in der Admin-App individuell anpassen (z. B. einen Unterordner zusätzlich für Mieter oder den Hauswart freigeben).
- Ihre Verwaltung hat Zugriff auf alle Dokumente ihrer Immobilien; der Bewirtschafter-Admin sieht sämtliche Dokumente.
Was Sie jetzt vorbereiten können
Sie können bereits vor der Anbindung Ordner für Ihre Mandanten und Personen nach diesem Schema anlegen und Dokumente einsortieren. Sobald Ihr Speicher (lokaler Server, NAS, Dropbox o. Ä.) angebunden ist, werden diese automatisch synchronisiert und zugeordnet.